Política de manejo de datos

Políticas de Tratamiento y Manejo de Datos Personales - Flexpaces

1. Marco Legal y Ámbito de Aplicación

Marco Legal: Las presentes políticas se rigen por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
Ámbito de Aplicación: Estas políticas aplican al tratamiento de datos personales que Flexpaces (en adelante, "La Compañía") recoja, almacene, use, circule y suprima, de todos sus Titulares (clientes, usuarios de la plataforma, empleados, proveedores, etc.) dentro del territorio colombiano.
Responsable del Tratamiento: [Nombre de la Entidad/Empresa propietaria de Flexpaces y su NIT].
- Domicilio: [Dirección física].
- Correo Electrónico de Contacto: [Correo electrónico para PQRs y derechos de Titulares].

2. Definiciones Clave

Para efectos de esta política, se aplicarán las siguientes definiciones (tomadas del Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012):

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Dato calificado como tal por la ley o la Constitución Política. No requiere Autorización.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (En este caso, Flexpaces).
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos

El Tratamiento de datos personales en Flexpaces se regirá por los siguientes principios establecidos en la Ley:

Principio de Legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de Transparencia: Debe garantizarse al Titular el derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la Ley.
Principio de Seguridad: Los datos se manejarán con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. Finalidades del Tratamiento de Datos (Específicas de Flexpaces)

Los datos personales recolectados por Flexpaces tendrán como finalidad principal la prestación de los servicios de reserva y gestión de espacios flexibles, incluyendo, pero no limitándose a:

Permitir la identificación y autenticación del usuario o cliente en la plataforma Flexpaces.
Gestionar y procesar la reserva de espacios de trabajo, salas de reuniones o puestos flexibles (la actividad central del proyecto).
Realizar la facturación, pagos y cobros de los servicios contratados.
Enviar información sobre el estado de la reserva, cambios en los servicios, o información operativa del proyecto.
Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis estadísticos para mejorar la calidad del servicio.
Gestionar solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQRs).
Transferir los datos a los propietarios de los espacios físicos reservados (terceros) con el único fin de permitir el acceso y uso del espacio contratado, previa autorización del Titular.
Cumplir con la obligación legal de reportar información a autoridades tributarias, aduaneras, judiciales o administrativas.

5. Derechos del Titular de los Datos Personales (Derechos ARCO)

El Titular de los datos personales tiene derecho a:

Acceder: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Revocar: Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento, salvo las excepciones previstas en la Ley.
Rectificar y Actualizar: Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Consultar: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.
Suprimir: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales (salvo deberes legales o contractuales de permanencia del dato).

6. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (ARCO)

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Consulta, Supresión y Revocación de la Autorización, dirigiendo una comunicación por escrito al punto de contacto de Flexpaces:

Medio: Correo electrónico a [Correo electrónico de Contacto] o comunicación física a [Dirección física].
Contenido Mínimo: Nombre completo del Titular, número de identificación, descripción clara de los hechos que dan lugar a la petición y la finalidad de la misma.
Términos de Respuesta:
- Consulta: Se responderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible responder dentro de este término, se informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamo (Rectificación, Supresión, Revocación): El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible responder dentro de este término, se informará la razón y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Seguridad de la Información

Flexpaces adoptará medidas de seguridad de índole técnica, humana y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Medidas Técnicas: Cifrado de datos sensibles, uso de protocolos seguros (SSL/TLS), firewalls y copias de seguridad periódicas.
Medidas Humanas: Cláusulas de confidencialidad en contratos laborales y de proveedores, y capacitación constante al personal sobre la Ley 1581 de 2012.

8. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del [Fecha de Aprobación de las Políticas] y tendrá una vigencia igual al período en que La Compañía ejerza su objeto social y requiera mantener bases de datos para las finalidades descritas, o por el término que sea requerido por una obligación legal o contractual.